Hoe zorg je voor meer digitale structuur?

Merk je dat jouw kantoor digitaal gezien niet zo geordend is zoals je het eigenlijk wil? Soms is het lastig om documenten terug te vinden, zeker wanneer collega’s het ergens hebben opgeslagen of wanneer het zich ergens in je mailbox bevindt. Lees hier meer over het vormen van een digitale structuur.

Document Management Systeem

Een Document Management Systeem (DMS) is een perfecte oplossing voor bedrijven die op zoek zijn naar meer structuur. Als er elke dag nieuwe informatie bijkomt, slurpt het tijd om dit allemaal te ordenen. Bij een DMS worden al je digitale documenten geordend, waardoor iedereen ze makkelijk terug kan vinden. Ook bijvoorbeeld documenten die moeten worden verwijderd na een bepaalde tijd in verband met privacyregels kunnen allemaal automatisch worden vernietigd. Dit systeem zorgt voor een continue workflow die makkelijk te begrijpen is voor iedereen.

Van papier naar digitaal

Ben je nog niet overgestapt op een digitaal systeem? Dan is het tijd om af te stappen van de papieren. Het kost niet alleen veel ruimte om alles op te bergen, maar het is ook veel minder duurzaam. Al die mappen in je kasten kunnen ook worden ingescand, zodat je dit allemaal digitaal kunt opslaan. Ook bijvoorbeeld contracten worden tegenwoordig vaak online verzonden en ondertekend. Het is sneller, duurzamer en neemt minder ruimte in beslag. Net zoals dat een papieren mappenstructuur belangrijk is, is het wel handig om te investeren in een goede digitale structuur, zodat je niet het overzicht kwijtraakt.

Communiceren

Structuur komt niet alleen door bestanden op de juiste manier digitaal te ordenen, maar heeft ook te maken met communicatie. Als je jouw collega’s niet vertelt waar ze iets kunnen vinden, dan zal het ook veel langer duren voordat ze eindelijk het document vinden waar ze naar op zoek naar zijn. Leg elke nieuwe medewerker daarom uit hoe zij kunnen vinden wat ze nodig hebben. Zorg ervoor dat zij weten op welke manieren een document terug te vinden is, bijvoorbeeld door het gebruik van metadata Van papier naar digitaal is ook niet voor iedereen makkelijk, daarom is een heldere uitleg noodzakelijk.

Conclusie

Een DMS is heel handig voor mensen die op zoek zijn naar meer digitale structuur. Ben je nog bezig met papieren mappen? Dan is het tijd om over te gaan op digitaal, dit is namelijk veel duurzamer en neemt minder ruimte in beslag. Zorg er wel voor dat je andere medewerkers een goede training geeft zodat zij kunnen wennen aan de nieuwe werkwijze.

About

No Comments

Leave a Comment